Spisová služba

MODUL: SPISOVÁ SLUŽBA


Aplikace  „Spisová služba“  tvoří vstupní/výstupní rozhraní pro veškeré zásilky přicházející či odcházející ze společnosti (klasická pošta, email, datové schránky). Důkladná evidence přináší zpřehlednění a zajišťuje dobrou zpětnou dohledatelnost.

Ukázku práce s databází naleznete zde.

Do podatelny lze evidovat zásilky z více pracovišť:

  • každá zásilka získává jedinečné podací číslo PID
  • z emailové pošty a datových schránek jednoduché zařazení do spisovky pomocí tlačítka
  • dokument může projít schvalovacím procesem (jednoduché nebo pokročilé schvalování)
  • možnost zadání „Skartačního znaku“
  • „Spisy“ – více dokumentů, které patří do jednoho celku (společná spisová značka)
  • tisky z pohledů podle měsíců
  • webový přístup pro čtení

„Spisová služba“  zajišťuje přehledné sledování kdo, kdy a jak se zásilkou nakládal. Použitím plného textového vyhledávání je zajištěn sofistikovaný přístup k datům.

Z hlediska možností parametrizace je aplikace uzpůsobena například k těmto nastavením:

  • nastavení typů příchozích a odchozích zásilek
  • nastavení číselníků
  • napojení na jiné aplikace např. „Adresář“, „Aktivity“ apod.
  • možnost napojení na skenovací pracoviště

Pro plné zajištění bezpapírové distribuce dokumentů je možno ‚Spisovou službu‘ rozšířit o možnosti skenovacího pracoviště. Obsluha tak získá možnost digitalizace příchozí pošty s možností přímého uložení do Lotus Notes databáze.

Podpora pro mobilní uživatele:
Tato aplikace není typickým představitelem databáze určené pro mobilní použití. Ačkoliv z technického hlediska není off-line použití problémem, z hlediska logického použití aplikace zůstává její použití hlavně uvnitř organizace. Pro čtení je možné použít webový přístup.