AKTIVITY zaznamenávají veškeré činnosti v rámci firmy nebo projektu. Může se jednat o nabídku, objednávku, informaci, fakturu, zápis z jednání atd. Prostě jakýkoliv dokument vzešlý z komunikace – písemné, emailové, telefonické aj. Může být i v různých formách – dopis, soubor ve Wordu, e-mail, naskenovaný obrázek. Tyto dokumenty se pak řadí dle data u firmy nebo kontaktní osoby, tudíž jsou velmi snadno dohledatelné. U aktivit lze pracovat i s jejich stavem a mít tak jasný přehled o tom, co je již dokončeno a co ještě vyžaduje naší pozornost.
Seznam aktivit
Základní práce s aktivitami je opřena o systém tzv. pohledů, které poskytují nástroje pro rychlé vyhledání patřičného záznamu v databázi. Uživatel tak může k nalezení a otevření záznamu použít následující:
- jednotlivé pohledy, které jsou dostupné z levé navigace. Ty řadí a seskupují data v předdefinované logice
- použitím nástrojů pro vyhledávání
Pohled je taktéž jedním z míst, odkud je možno vytvořit aktivitu novou.
Karta aktivity
Karta aktivity je rozdělena na jednotlivé záložky, v nichž jsou informace rozčleněny do logických sekcí. Součástí formuláře je tlačítková lišta umožňující aktivní práci se záznamem.
- mezi základní informace u aktivity patří – věc, typ aktivity a její status. Aktivity typu ‚úkol‘ jsou pak dostupné v samostatné levé navigaci systému NET.Notes
- aktivitu lze zařadit na konkrétní plochu a sekci systému GTD
- přiřazením data v sekci ‚Kalendář‘ bude tato aktivita dostupná v kalendáři uživatele v NET.Notesu
- volba ‚Export do PDF‘ v tlačítkové liště umožňuje aktivitu exportovat do PDF formátu, kde jsou informace z aktivity umístěny spolu s hlavičkou firmy ve formě vhodné pro odeslání emailem nebo například pro tisk
O použití aktivit se můžete dozvědět více i v tomto příkladu z praxe.
