MODUL: FAKTURY
Aplikace „Faktury“ slouží k provedení schvalování a připomínkování přijatých faktur předtím, než budou vloženy do účetnictví. Pomoci této aplikace je přijatá faktura naskenovaná do systému, opatřená průvodní košilkou a odeslaná ke schválení. Schválení může být několikastupňové, přičemž schvalovatel vidí fakturu v elektronické podobě – není nutný oběh papírů. Samotné schválení je provedeno pomoci elektronického podpisu. Výhodou tohoto systému je neustálý přehled o tom, kde se faktura momentálně nachází. Samozřejmostí je i detailní historie pohybu faktury, zapsaná na průvodní košilce. Tento systém nalezne uplatnění jak u velkých podniků tak u firem alokovaných na různých místech.
Ukázku práce s databází naleznete zde
Mezi vybrané stěžejní vlastnosti patří:
- Rychlé a jednoduché skenování faktur
- Schválení pomocí elektronického podpisu
- Upozornění na nový dokument pomoci emailu
- Sledování koloběhu faktury v reálném čase
- Vedení historie dokumentu
- Přístupová práva na úrovni jednotlivých faktur
Aplikace zprůhlední a hlavně zrychlí celý proces schvalování faktur. Koloběh faktury může být nastaven podle organizační struktury nebo speciálních parametrů. Je zde vyřešená zástupnost jednotlivých schvalovatelů, či upozorňování na prodlení tak, aby nedošlo k zastavení koloběhu. Součástí nasazení je i analýza počtu faktur z hlediska kapacity skeneru a místa potřebného k uložení skenovaných faktur. Nedílnou součástí je i archivace schválených faktur.
Z hlediska možností parametrizace je aplikace uzpůsobena například k těmto nastavením:
- Různé typy koloběhu faktur
- Nastavení doby prodlení v jednotlivých schvalovacích místech
Skenování faktur je provedeno produktem LNScan, který umožňuje skenovat fakturu přímo do Notes dokumentu a to jednotlivě i vícestránkově.
Podpora pro mobilní uživatele:
Aplikace je plně uzpůsobena pro provoz bez připojení na server. Mobilní uživatelé mohou přistupovat k fakturám, které jsou jim vyhrazené a mohou je například schvalovat z domu, hotelu či zahraniční pobočky. Tyto záznamy, jsou pak replikovány s centrální databází uvnitř organizace.