Mnoho zákazníků systému IBM Notes při migraci do jiného prostředí řeší situaci, jak a kam odmigrovat dokumenty z Lotus Notes databází. Pokud zákazník migruje do nového systému, který obsahuje aplikace obdobné IBM Notes, provádí se velmi často migrace z jednoho systému do datového formátu systému nového. Ne vždy je to nicméně možné. V případě zachování například formátování richtextových polí spolu s tabulkami a jinými objekty se většinou narazí na problém. Jiná situace nastává, kdy zákazník systém IBM Notes opouští, ale Notes dokumenty není kam migrovat, neboť cílový systém danou funkčnost neobsahuje. A přesto je potřeba dokumenty uživatelům ve formě jakéhosi archívu zpřístupnit.
Pro tyto účely jsme vytvořili migrační techniku, pomocí které jsme schopni odmigrovat dokumenty z IBM Notes databáze do formátu MS Wordu. Jednotlivé databázové dokumenty jsou během migrace uloženy na souborový systém, každý ve formě MS Wordu (docx) s tím, že formátování výsledného dokumentu zákaznicky definujeme. Jelikož je převod zcela v naší režii, jsme například schopni do výsledných MS Wordů slučovat informace z více LN dokumentů jako například ISO norma a k ní uvedené komentáře.
Samotný převod může být zajímavý i pro zákazníky, kteří IBM Domino stále aktivně používají, o jeho změně neuvažují, ale chtějí tímto způsobem zaarchivovat starší databázové záznamy. Praktických použití se jistě nabízí několik.
Možnosti převodu:
- export textových polí: textová pole lze exportovat dle výběru a do MS Wordu vložit například ve formě tabulky na zvolné místo
- export rich-textů: richtextová pole jsou převedena do MS Wordu s co nejvěrnějším zachováním formátování (formátování písem, odstavců, tabulky apod.)
- patičky a hlavičky: do výsledného MS Wordu jsme schopni vložit patičku a hlavičku jak s textovou informací, tak například se stránkováním
- vkládání obrázků: do výsledného MS Word souboru jsme schopni vkládat obrázky jako jsou například logo společnosti na přední stranu apod.
- export souborových příloh: přílohy na dokumentech jsou vyexportovány a uloženy do adresáře, který takto pro každý vyexportovaný dokument vznikne. MS Word soubor tak obsahuje textová data z dokumentu a podadresář všechny související přílohy.
Výše uvedený výčet není zcela jistě úplný a jednotlivé možnosti se pak již řeší jako součást konkrétní implementace.
