Hromadné mazání záznamů v Salesforce
Každý z nás se čas od času odhodlá k údržbě systémů, se kterými ve svém osobním nebo pracovním životě pracujeme. Odstranění přebytečných programů v našem Android nebo iOS zařízení, čistá instalace Windows, čistka v souborech nebo odstranění nevalidních údajů v našich exelovských tabulkách. I v prostředí Salesforce, čas od času, zcela jistě zjistíte, že by bylo dobré zbavit se přebytečných údajů v objektech do kterých své záznamy vkládáte.
Jsou ve vašich kontaktech lidé, kteří již pro firmu nepředstavují nové příležitosti např. z důvodu ukončení své obchodní činnosti. Takové data pak představuji zbytečný šum, který snižuje celkovou přehlednosti a vaši pracovníci mnohdy ztrácí čas kontaktováním „mrtvých“ kontaktů.
Výběrem jednotlivých kontaktů, zadáním příkazů ke smazání dat, potvrzení takového příkazu, čekání než akce proběhne a záznam se vymaže. A znova a znova. Představte si že takových údajů budete potřebovat vymazat několik stovek. To jsou stovky časově náročných procesů.
Podobně jako např. v exelu, když označíte několik různých řádků nebo sloupců, nebo v e-mailu, když zaškrtáte několik vybraných polí, můžete i v prostředí Salesforce vymazat multiplikovaný výběr záznamů. Protože jsou data v CRM systému Salesforce tou nejcennější komoditou, je tento proces nutné provádět skrze nastavení systému a zadáním konkrétních parametrů. Tímto budete předcházet ztrátě hromadným dat neopatrnými uživateli.
Praktická ukázka
Hromadné mazání dat v Salesforce není nic náročného a po přečtení tohoto návodu budete vždy vědět kam se proklikat pro vícenásobné mazání záznamů. Pro tento příklad používám prostředí Trailhead, které pracuje s fiktivními daty a obsahuje pouze několik málo záznamu. Pro ilustraci to však postačuje. V tomto případě vymažeme nepotřebné kontakty.
1.Z jakékoliv pracovní obrazovky přejděte do Nastavení kliknutím na ozubené kolo a následně na tlačítko nastavit.
2. do vyhledávače napište „mass delete“. Stačí zadat pouze část tohoto spojení a Salesforce vám nabídne možné výsledky, které obsahují tuto frázi.
3. Kliknutím na nabídku „mass delete records“, se zobrazí objekty na kterých lze hromadné mazání provést.
4. V tomto příkladě vybereme objekt kontaktů. Řekněme, že chceme vymazat všechny záznamy kontaktů, jejíž e-mail končí doménou „.net“ Ve výběrových polích vybereme postupně „e-mail“, „obsahuje“ a vypíšeme „.net“
5. Seznam výsledků, které odpovídají vloženým parametrům se zobrazí v seznamu v dolní části. Zde můžeme, pokud nechcete vymazat všechny údaje, označit jednotlivé záznamy. Můžete vybrat také možnost vybrat všechny kontakty, jako v našem případě. Pokud jste si skálopevně jistí, že kontakty v budoucnu určitě potřebovat nebudete, můžete zaškrtnutím možnosti „Permanently delete“ tato data nenávratně odstranit ze systému. Doporučuji tuto možnost nechat neoznačenou. V takovém případě se data uloží, po určitou dobu, v koši a vy máte možnost tato data obnovit.
6. Kliknutím na tlačítko „delete“ označené záznamy vymažete. Systém nevymaže data, které jsou vazbou spojeny s jinými záznamy. Např. kontakt, který je propojený s případy nepůjde vymazat, dokud nevymažete tyto případy. I zde je však možnost vymazat hromadně případy, které se váží k příslušnému kontaktu. To opět provedeme výběrem vhodných parametrů.
7. Voilá…při dalším obnovení seznamu kontaktů už záznamy, jejíž e-mail končí doménou .net, zobrazeny nejsou. Tak jste ušetřili spoustu času, které by zabralo mazání kontaktů jednotlivě metodou klikání na možnost „odstranit“ ve výběru možností u jednotlivých záznamů.
Pokud budete mít zajímavý postřeh k tématu, neváhejte mě kontaktovat. I já se od vás rád přiučím. 🙂 Be Trailblazer