Při implementaci Salesforce je nutné zvolit správné nástroje pro požadované funkcionality a zvláště pro začátečníky není vždy snadné rozlišit, kdy který prvek nasadit. Zejména pak v případě, kdy nabízí velmi podobnou funkcionalitu. Například Record Type a Page Layout. Zkusme se na ně podívat blíže.
„Page Layout kontroluje uspořádání tlačítek, polí, ovládacích prvků, Visualforce, vlastních odkazů a souvisejících seznamů na objektech. Pomáhá také určit, která pole jsou viditelná, pouze ke čtení a která povinná. Použijte Page Layout pro přizpůsobení vzhledu stránek uživatelům. „- Salesforce
Page Layout určuje, která data se zobrazí uživatelům. Jak je uvedeno výše, můžete na stránce v podstatě změnit jakýkoliv prvek, odstranit pole, oddíly, odkazy a přidat i vlastní kód ve Visualforce. Page Layout můžete použít pro skupiny uživatelů (prodej, podpora, finance, správa) tak, aby zobrazoval pouze údaje, které jsou pro danou skupinu uživatelů relevantní. Ale co je důležitější pro tento článek, můžete říci který Page Layout patří danému Record Typu.
Důležitá věc, kterou je třeba si uvědomit při použití Page Layout je ta, že Page Layout je možné použít jen pro jednu skupinu uživatelů, pro jeden objekt a pro jeden Record Type. Například, pokud máte jeden Record Type pro objekt Account, můžete použít pouze jeden Page Layout pro každý profil.
„Record Types nabízejí různým uživatelům různé obchodní procesy, různé hodnoty ve výběrových polích i různé Page Layouty. Můžete vytvořit různé Record Types, které by rozlišovaly vaše standardní prodejní nabídky od vašich služeb a tím i nabízely různé hodnoty pro výběrové políčka (picklists). „- Salesforce
Citace získaná přímo z nápovědy Salesforce o Record Types představuje velmi stručný přehled funkcí, které Record Type obsahují. V podstatě při rozhodování, zda-li potřebujete samostatný Record Type, vždy zkoumáte jestli potřebujete různé obchodní procesy (Lead Status, Opportunity Stage, Case Stage), jestli musíte nabízet různé hodnoty z výběrových seznamů anebo jestli potřebujete uživateli nebo skupině uživatelů zobrazovat záznamy přes různé Page Layouts. Jak již bylo uvedeno výše, pokud určitý profil potřebuje vidět 2 různé Page Layouts na stejném objektu, pak je třeba vytvořit 2 Record Types.
Příklady
Uživatelé technické podpory používají Salesforce. Požaduje se, aby mohli vidět mnoho informací o firmě, se kterou řeší technické problémy. Tyto informace jsou k ničemu pro běžné uživatele. Uživatelé technické podpory používají dva různé profily.
Toto je poměrně jednoduchý případ. Uživatelé podpory potřebují vidět jiné informace než ostatní. Jedná se v podstatě o jiný náhled na záznam pro skupinu uživatelů, proto můžeme použít jeden Page Layout pro oba profily podpory.
Obchodníci začali prodávát do korporátní sféry a to vyžaduje jiný Lead proces. V této fázi potřebují jen jiné statusy než je standardní obchod. Obchodníci mají dva profily.
Jak bylo uvedeno výše, existuje několik kritérií, které je třeba zvážit při rozhodování, zda chcete použít Record Type či nikoliv. Vzhledem k tomu, že výše uvedený požadavek uvádí změnu lead procesu, budeme muset automaticky použít Record Type. Neexistuje žádná zmínka o změnách v poli, takže můžeme aplikovat jeden Record Type na oba profily.
Obchodníci mají ještě další požadavek, chtěli by u obchodních příležitostí zavést jiný prodejní proces pro každou skupinu zákazníků (1-100, 101-500, 501+ zaměstnanců). Jedná se o různé názvy fází prodeje, stejně jako o získávání různých informací v těchto fázích. Mají pouze jeden profil.
Toto je zajímavější požadavek. Můžeme vidět, že se ihned zmiňují různé procesy, proto budeme muset použít Record Types. Požadavek také uvádí, že existují 3 různé skupiny zákazníků, tudíž 3 způsoby prodeje. Jelikož můžeme přiřadit pouze jeden proces prodeje jednomu Record Type, budeme muset vytvořit 3! Navíc by chtěli zachytit různá data pro každý prodejní proces, což bude vyžadovat 3 Page Layouts, přiřazené ke každému Record Type.
Tým technické podpory má požadavek, aby záznam zobrazoval různé informace, v závislosti na úrovni, do které byl případ eskalován (3 úrovně). Uživatelé technické podpory spadají do 3 různých profilů, které odpovídají stupni eskalace.
Požadavek se zdá být jednoduchý, jelikož přímo uvádějí potřebu různého rozvržení stránek, protože pro tři úrovně a tak víme, že budeme potřebovat 3 Page Layouts. Skutečnost, že máme 3 různé profily dle typu eskalace znamená, že můžeme přiřadit každému profilu požadovaný Page Layout a tím je to celé hotové. Pokud bychom ovšem měli pouze jeden profil, museli bychom vytvořit 3 Record Types, abychom splnili daný požadavek (s nějakou automatizací, která automaticky změní Record Type na základě eskalace!).
Volně přeloženo z Salesforce Ben