Necháváte si schvalovat novou směrnici a nevíte, kdo ji ještě nepřipomínkoval? Připomínky Vám přišly mailem a teď je musíte pracně vyhledat a zakomponovat? Proč tuto směrnici ředitel předtím neschválil? Kdo byl obeznámen s již schváleným příkazem? Kde vlastně najdu staré znění tohoto nařízení?
Tyto otázky si už nemusíte klást, pokud využijete:
ŘÍZENOU DOKUMENTACI V LOTUS NOTES
Vše na jednom místě, přehledně, se všemi připomínkami, vyjádřením schvalovatelů, historií dokumentu, seznamem akceptací a autorizovaných tisků. Toto vše ve spolupráci s organizační strukturou, kde jsou místo jmen používany funkce.
CO NABÍZÍ?
Nastavení
V systému si můžete pro snažší práci nastavit skupiny připomínkujících, schvalovatelů, distribuční seznam. Tyto skupiny obsahují kvůli flexibilitě čísla funkcí z organizační struktury, ne konkrétní jména. Následně se tyto skupiny přiřadí k jednotlivým typům dokumentů, které budou v aplikaci kolovat. Opět si můžete zvolit typy, jaké potřebujete, např. směrnice, příkazy, nařízení, smlouvy atd.
Základní vlastnosti:
Nastavení seznamu připomínkujících, schvalovatelů, distribuční seznam
Vytvoření seznamu druhů dokumentů
Přednastavení ze skupin na jednotlivé druhy dokumentů
Koloběh
Při tvorbě nového dokumentu se uživateli po zadání např. směrnice, objeví již vyplněný seznam připomínkujících, schvalovatelů a distribuční seznam. Toto nastavení lze ovšem doplnit či jinak upravit. V následném procesu připomínkování, jsou připomínky přehledně připojeny k hlavnímu dokumentu. Všechny jsou opatřeny elektronickým podpisem, stejně tak i pozdější schválení. Veškeré akce s dokumentem jsou zaznamenány do jeho historie. Elektronicky jsou provedeny i akceptace dokumentů.
V každém stádiu dokumentu jsou střežena přístupová práva a dokonce i pro tisk je nutné mít oprávnění, přičemž každý výtisk je zaznamenán do historie.
Základní vlastnosti:
Každé vyjádřeni je opatřeno elektronickým podpisem
Změna stavu dokumentu je doprovázená e-mailem na zainteresované osoby
Každý dokument obsahuje záznam o jeho historii
Přístupová práva jsou uplatněna i na tisk dokumentů
Je možné nastavit propojení mezi souvisejícími směrnicemi, nařízeními atd.
|  |
VLASTNÍ PRODUKTY
Aktuální seznam vlastních produktů.
|
|
PŘÍKLADY POUŽITÍ
Lotus Workflow
Pro tuto aplikaci lze s úspěchem použít i systém Lotus Workflow, který navrhne oběh dokumentu graficky a přenese celou logiku do Notes aplikací
LNScan
Pro aplikace postavené na Lotus Workflow můžete úspěšně využít námi nabízené skenovací pracoviště. Jedná se o přímé skenování dokumentů do Notes aplikací.
Například papírovou fakturu vložíte do skeneru a zmáčknutím tlačítka dostanete její elektronickou podobu do Notes aplikace. Tady již můžete spustit její schvalovací proces pomoci Lotus Workflow. |
|
ORGANIZAČNÍ STRUKTURA
Související aplikace, která vytváří vazbu mezi konkrétní osobou, její funkcí a přímým nadřízeným. Toto umožňuje definovat koloběh dokumentů na základě funkcí a hierarchie podřízenosti. Databáze tak může sloužit i pro jiné aplikace, které využívají pro svou práci organizační schéma společnosti.
Základní vlastnosti:
Definice jména, funkce, střediska
Definice hierarchie nadřízenosti |
|
|